Liiton internetsivut

Tarjouspyynnön kuvaus

1. Tarjouspyyntö
(Liiton nimi lisätiedoissa) pyytää tarjouksia

1) uusien saavutettavuuskriteerit täyttävien internetsivujen suunnittelusta ja toteutuksesta.
2) optiona sivuston ylläpitämisestä ja jatkokehittämisestä, mikäli palveluntarjoajalla on niihin edellytyksiä.

2. Tilaaja (tiedot lisätiedoissa)

3. Taustatietoa
(osoite lisätieodoissa) sivustot ovat palvelleet maakuntaa jo pitkään. Teknisiltä ominaisuuksiltaan sivustot eivät enää vastaa nykyajan vaatimuksia mm. saavutettavuuden ja responsiivisuuden osalta. Myöskään hakukoneoptimointia ei ole toteutettu. Sivustojen käyttötarkoitus on etenkin viranomaisviestintä ja maakunnan mainetyö. Näin ollen sivujen tulee olla selkeät, yksinkertaiset ja nopeat käyttää unohtamatta visuaalista miellyttävyyttä, joka yhdistää maakunnan vahvuudet, innovaatiotoiminnan ja elävän kulttuuriperinnön. Tällä tarjouksella Keski-Pohjanmaan liitto hakee nyt yhteistyökumppania, joka osaa rohkeasti uudistaa julkisorganisaation ilmettä verkkoympäristössä unohtamatta perinteitä ja viranomaistiedottamisen velvoitteita.

4. Sivusto
Visuaalisen puolen tulee olla rohkea mutta käytettävyys edellä menevä ratkaisu. Tarkoitus on, että sivusto erottuu massasta, mutta kunnioittaa Keski-Pohjanmaan historiaa ja arvoja. Sivuston suunnittelussa tulee myös huomioida tilaajan vaatimukset mm. viranomaistiedottamisen suhteen. Tilaaja toimii aktiivisessa yhteistyössä valitun palveluntarjoajan kanssa.

Teknisiä vaatimuksia sivustolle ovat mm.

- Wordpress -pohjalle tai vastaavalle rakentuva multisite-sivusto, jossa pääsivuston yhteydessä on mahdollisuus rakentaa temaattisia sivustoja
- Saavutettavuus noudattaa vähintään WCAG 2.1. AA -tasoa
- Tietosuojavaatimukset (GDPR) huomioitu vaaditulla tasolla
- Hakukoneoptimointi
- Responsiivinen kokonaisuus, joka huomioi myös mobiiliratkaisut (Android & iOS)
- Mahdollisuus plug-inien helppoon lisäämiseen (some-virrat, videoupotukset, kalenterit, blogit yms)
- Linkitys Google Analyticsiin
- Linkitys M-Files tiedonhallintaohjelmistoon
- Selkeä ja helppokäyttöinen infrastruktuuri sisällöntuotantoa ajatellen
- Kieliversioiden huomiointi (sivustoinfrastruktuuri tukee myöhemmin lisättäviä kieliversioita)

Tilaaja tarkentaa tekniset toiveet ja vaatimukset valitun palveluntarjoajan kanssa käytävissä keskusteluissa. Palveluntarjoajalta odotetaan myös käyttökoulutusta sivujen valmistuttua.

5. Hankintamenettely ja tarjoustietojen sekä asiakirjojen julkisuus
Hankinta on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnassa käytetään kevyttä rajoitettua menettelyä.

Tarjouksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty.

Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Tilaaja tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Vertailuhinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus.

6. Palveluntarjoajalle asetetut vaatimukset
Palveluntarjoajalla pitää olla edellytykset hankinnan toteuttamiseksi ja lakisääteiset velvoitteet suoritettuna sekä hänellä on oltava osaamista ja näkemystä saavutettavuusdirektiivin vaatimuksia vastaavien verkkosivujen konseptoinnista ja rakentamisesta sekä tietoturvasta. Aiemmat projektit julkisorganisaatioiden kanssa katsotaan eduksi. Tilaaja painottaa myös palveluntarjoajan vahvaa viestinnällistä osaamista.

Palveluntarjoajalla tulee olla osaamisen lisäksi realistiset tekniset ja taloudelliset edellytykset tuottaa tarjouksen kohteena oleva toimeksianto ja riittävät henkilöstöresurssit toimeksiannon toteuttamista varten.

7. Arviointi ja valintaperusteet
Valintaperusteena on sisällöltään tarkoituksenmukaisin ja kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Arviointi tehdään tämän tarjouspyynnön 1. 1) -kohdan perusteella.
Arvioinnin pisteytys toteutuu seuraavasti:

Arvioinnin pisteytys toteutuu seuraavasti:

1) Hinta: 60 %
2) Projektisuunnitelma 30 %: Palveluntarjoajan vastaukset esitettyihin vaatimuksiin arvioidaan, samoin selostus saavutettavuus- ja tietoturvavaatimuksien toteuttamisesta.
3) Osallistuvan henkilöstön pätevyys ja taustaorganisaatio: 10 %
Keski-Pohjanmaan liitto varaa oikeuden tarvittaessa kysyä referensseihin liittyviä yksityiskohtia aikaisemmilta asiakkailta (saavutettavuus, tietoturva ja projektin sujuvuus).

8. Tarjouksen hyväksymis- ja hylkäämisperusteet
Tilaajalla on oikeus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat ja puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja kuvauksia. Tarjouksista hyväksytään se, joka on tässä tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset huomioon ottaen kokonaistaloudellisesti edullisin. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon.

Tarjousten avaamisen jälkeen tarjouskilpailusta suljetaan pois sellainen tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä palvelun toimittamiseen. Tarjoajalle annetaan pyydettäessä tieto hylkäämisen perusteista.

Tilaaja pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Hankinta tehdään neuvottelumenettelyllä. Tilaaja pidättää oikeuden käyttää ulkopuolista asiantuntijaa tarjousten arvioinneissa.

Valitun tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Kaikille tarjoajille ilmoitetaan sähköisesti valinnasta.

9. Tarjouksen voimassaolo
Tarjouksen tulee olla voimassa kolme (3) kuukautta niiden jättöpäivästä.

10. Sopimusehdot
Hankinnassa noudatettavat asiakirjat pätevyysjärjestyksessä:

• Sopimus palvelun toimittamisesta, ylläpidosta sekä sopimuksen tietosuojaliite
• Tarjouspyyntö
• JHS 166 (JIT 2015)-sopimusehdot: Liite 1: Yleiset sopimusehdot ja Liite 8: Erityiseh-toja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista
• Kuntaliiton tietosuojaliite (https://www.kuntaliitto.fi/sites/default/files/media/file/henkilo-tietojen-kasittelyn-ehdot-v4-liite-ohjeeseen-tietosuoja-asetuksen-huomioiminen-kilpai-lutettaessa-julkisia-hankintoja.docx)
• Tarjous
Sopimuksesta aiheutuvat, siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan Pohjanmaan käräjäoikeudessa.

11. Sopimuksen tekeminen
Lainvoimaisen hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Tilaaja pidättää oikeuden neuvotella ja laatia valittavan palveluntuottajan kanssa puitesopimuksen, jossa määritellään tarkemmin tilattavista asiantuntijapalveluista ja ehdoista. Syntyvä sopimus voidaan irtisanoa kolmen kuukauden irtisanomisajalla.

12. Laskutus
Laskutus tulee tapahtua verkkolaskutuksena. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä.

Työstä maksetaan erikseen sovittavalla aikataululla työn etenemisen mukaan.

13. Aikataulu
Tavoitteena sivustojen käyttövalmius viimeistään 23.9.2020. Tarjouksia sivujen rakentamisesta otetaan vastaan 6.4.2020 asti. Neuvottelut potentiaalisten palveluntarjoajien kanssa käydään heti tarjouskilpailun päätyttyä.

14. Lisätietoja (tarjouspyynnön lisätiedoissa)