Järjestelmän tulee kerätä hallitusti asiakastietoja ja ylläpitää näitä helpolla haulla. Asiakastiedot tulee joko asiakkaan tekemästä tilauksesta tai meidän kirjauksesta. Tietoihin pitää ollla helppo pistää huomioita jotka näkyvät asiakaskohtaisesti esim. sovittu hinta puhelimessa. Järjestelmän tulee olla yhteensopiva postin kanssa. Asiakkaan tietoihin pitää jäädä kaupan tiedot (viralliset kuitit) myös tilauksen seuranta pitää olla vaiheittain näkyvissä. Tilaus, lähetys, palautus postiin, noudettu postista ja maksettu. Kaupan perumis mahdollisuus.