Tarjouspyyntö yhdistyksen verkkosivusto-uudistuksesta

Tarjouspyynnön kuvaus

(tiedot yhdistyksestä lisätiedoissa)


Järjestön nykyiset verkkosivut sijaitsevat tällä hetkellä kahdessa osoitteessa ja uudistuksen aikana ne on tavoitteena yhdistää yhteen osoitteeseen. Nykyiset osoitteet ovat:
• (*1 osoite lisätiedoissa)
• (*2 osoite lisätiedoissa)

Pyydämme tarjousta yhdistyksen verkkosivuston uudistamisesta yhteen sivustoon, jonka osoitteeksi tulee: (*3 osoite lisätiedoissa)

Toivomme, että tarjouksessa esitetään tarjouspyynnön mukaisia alustavia ratkaisuja ja ehdotetaan uudistustyöhön edullista sekä tyylikästä ja teknisesti toimivaa, responsiivista ja tulevaisuuteen katsovaa lopputulosta.

Toivomme, että alla eritellyt kokonaisuudet sisältyvät tarjoukseen ja että ne eritellään tarjouksessa.

Perustietoa

Yhdistys on tehnyt alustavaa suunnittelutyötä sivustojen sisällöistä, kategorioista, jaottelusta ja tarkemmista tarpeista. Kiinnostuneille toimitamme sähköpostitse:
a) excel-pohjaisen suunnitelmamme uuden sivuston sisällöstä
b) kummankin vanhan sivumme eriteltynä exceliin: mitä sivuilta siirtyy uusille sivuille, mitä poistuu.

Visuaalinen ilme

Rakenteen, toiminnallisuuden ja ilmeen suunnittelu: ilme yhdistyksen olemassaolevan tyylin puitteissa. Organisaatiomme värimaailmana olemme käyttäneet harmaan ja ruskean skaalaa, ja uudemmassa toiminnassamme lisäksi keltaista.

Fontteja ja muita elementtejä voi ehdottaa sivuston visuaalista ilmettä rakennettaessa. Yhteneväisyys materiaaleihimme ja tunnistettavuus tulee kuitenkin säilyttää.

Esimerkkejä käyttämästämme ilmeestä löytyy parhaiten painotuotteistamme:
(*4 osoite lisätiedoissa)
(*5 osoite lisätiedoissa)
Kiinnostuneille voimme toimittaa pyynnöstä esim. yhdistyksen esitteen sähköisenä.

Ilmeeltään ja rakenteeltaan käyttökelpoisiksi olemme kokeneet esim. nämä sivustot: www.hengistysliitto.fi, www.mll.fi, myös www.wwf.fi (vähemmin kuvin).

Mitä toivomme uudelta verkkosivustolta?

Uudet verkkosivut tulevat selkeyttämään toimintaamme ja samalla verkkosivu-uudistuksen on tarkoitus päivittää sivuston ilmettä ja toiminnallisuutta vastaamaan tekemäämme työtä.

Lisäksi etsimme verkkosivuratkaisua, joka teknisesti ja toiminnallisesti kestää aikaa ja kehittyy yhdistyksen muiden uudistusprosessien aikana eteenpäin.
Julkaisujärjestelmäksi toivomme joko Wordpressia tai muuta avoimen lähdekoodin julkaisujärjestelmää, toiveena kuitenkin pääasiassa Wordpress.

Organisaatiomme on laaja-alainen ja sitä kautta myös tavoittelemamme kohderyhmät ovat monenlaisia. Olemme tehneet alustavaa pohdintaa sisältökartan kohderyhmien osalta ja pohtineet mahdollisuuksia sekä sisältörakenteen että toimintojen osalta, jotta pystyisimme tarjoamaan eri kohderyhmillemme mahdollisimman selkeällä tavalla tietoa.

Pyydämme huomioimaan kohderyhmien kirjavuuteen liittyvän asian tarjouksessa esitettävissä ehdotuksissa.

Organisaatiomme tavoittelemat kohderyhmät ovat seuraavat:

- sisäilmasairaat
- ammattilaiset (sisältää monta ammattiryhmää kuten rakentajia, viranomaisia, terveydenhuollon henkilökuntaa, työvoimapalvelut, kuntoutus jne)
- päättäjät
- yhteisöt, joissa sisäilmasairaita (mm. työpaikat, opppilaitokset)
- tutkijat

Mitä toiminnallisuuksia sivuilla pitäisi olla?

Kuten edellä kerroimme, sivuston sisältöjen haasteena on laaja sisältö ja monta kohderyhmää. Tämä tulee vaikuttamaan osaltaan sisällön jäsenteleyyn ja kategorisointiin sivustolla, johon kuulemme mielellämme myös ratkaisuehdotuksia viimeistään sisällön suunnittelutyöpajassa.

Sivuston sisältöä on todella paljon nyt kahdella sivustolla ja olemme pyrkineet suunnittelemaan järkevää yhden sivuston kokonaisuutta. Sivujen määrä on kuitenkin suuri ja sivuston kategorisointi hakee vielä muotoaan.

Suunnitelmissamme on tulevaisuudessa lisätä tiedon viemistä erilaisiin mediaympäristöihin, kuten esimerkiksi kuva-, video- ja podcast-muotoon. Toivomme, että nämä asiat otetaan huomioon toiminnallisina mahdollisuuksina tarjouksessa.

Toiminnallisuuksia, joita sivuilla tulee olla:

• helppo tiedon ladattavuus (pdf ja kuvat)
• pdf:ien sujuva jaettavuus verkossa ja somessa
• hakutoiminto
• kuvien, infograafien ja videoiden hyödyntäminen sivuilla
• linkkipankkityyppinen sivuston osa
• videoiden ja muun mediasisällön upottaminen sivuille (esim. YouTube ja SlideShare)
• Google analytics tai muu vaihtoehtoinen analytiikkatyökalu
• uudelleenohjaus vanhoille sivuille tarpeen mukaan
• helppo ja selkeä navigointi eri sivutasoilla, vaikka niitä saatetaan tarvita jopa 4
• Sosiaalisen median kanavien linkittäminen sivustolle ja nostojen tekeminen uusimmista julkaisuista verkkosivustolle
• Sosiaalisen median jakopainikkeet sivuston eri osioihin
• Jäsenlomake yms. muut mahdolliset lomakkeet

Uudistuksessa toivottuja muita toiminnallisia ominaisuuksia, jotka pyydetään huomioimaan tarjouksessa:

• Hakukonelöydettävyyden parantamisehdotukset sivustouudistuksen yhteydessä
• Podcastien hyödyntäminen sivuilla tulevaisuudessa mahdollisesti
• Blogi perusominaisuuksineen (vanha “blogimme”, projektin uutisia -osasto, siirtyy uuteen blogiin vanhoiksi julkaisuiksi)
• Mahdollisesti uutiskirjeen tilausmahdollisuus

Muuta tarjoukseen sisällytettävää:

• Osaan vanhoista URL-osoitteista pitää linkittää uudelleenohjaus uusille sivuille. Näiden määrää em-me osaa vielä tarkasti arvioida, uudelleen linkitettävien sivujen määrä arviolta 30-100.
• Ylläpitäjien lyhyt koulutus
• Google Analyticsiin perusraportit.

Pyydämme huomioimaan tarjouksessa tietojen ja erityisesti linkkien siirron kustannustehokkaalla tavalla. Vanhoilla sivuillamme on sisältöä, joka voidaan siirtää sellaisenaan uusille sivuille. Osaan uusimme samassa yhteydessä tekstejä, perusrakenteen pysyessä samana. Pyydämme antamaan tarjouksen osana hinnan näiden listattujen sivujen siirrosta palveluntarjoajan tekemänä. Liitteinä olevista excel-taulukoista löytyy vanha sivurakenne värikoodein koodattuna, mitkä osiot poistuvat ja mitkä siirtyvät, sekä uuden sivuston alustava rakennesuunnitelma.

Uudistamisprojektin alustava aikataulu

Verkkosivu-uudistuksen yhteistyökumppanin valinta 15.10. mennessä. Tekninen uudistustyö, sisältöjen syöttö SYYSTALVEN aikana, uuden sivuston julkaisu MAALISKUUSSA 2018.

Tarjous

Tarjouksen tulee sisältää kaikki tässä tarjouksessa esitetyt toiveet, uudistustyöhön liittyvät kulut, myös esimerkiksi yhteydenpito tilaajaan, työpajat ja muut palaverikulut.

Toivomme erikseen hinnastoa teknisen tuen ja palvelinkulujen osuudesta, jotka tulevat muodostumaan sivuston valmistumisen jälkeen. Tekninen tuki voi tarkoittaa sivuston tulevia päivityksiä tai apua ylläpidon mahdollisissa haasteissa. Tarjoukseen voi liittää erikseen hinnan uuden sivuston hakukoneoptimoinnista, mutta se ei ole välttämätöntä.

Laskutusosoite: (osoite lisätiedoissa)

Maksutapa: laskulla

Tarjouksen valintaperuste: Edullinen hinta suhteessa toivottuihin ominaisuuksiin ja tarjottuihin ratkaisuihin. Ehdotettu julkaisualusta / tekninen ratkaisu on yleisesti käytössä ja muokattavissa (avoin lähdekoodi). Referenssit.

Tarjoukset pyydetään toimittamaan viimeistään 30.9.2017 sähköpostitse osoitteeseen (osoite lisätiedoissa)

Yhdistys pidättää itselleen oikeuden olla hyväksymättä yhtään tarjousta tai hyväksyä vain osan tarjouksesta. Ilmoitamme päätöksestä kaikille tarjouksen jättäneille 20.10.2017 mennessä.